Seorang pemilik bisnis ATK, tentu sudah seharusnya mengetahui cara membuat Standar Operasional Prosedur atau SOP. Pasalnya, sebuah SOP bisa membantu perusahaan Anda lebih konsisten dalam menjalankan bisnis dan memberikan pelayanan pada konsumen.
Selain itu, kehadiran SOP juga sangat penting untuk meminimalisir adanya kesalahan dari karyawan. Standar ini juga dapat membantu meningkatkan operasional bisnis secara keseluruhan. Lalu, bagaimana cara membuat SOP yang benar?
Apa itu Standar Operasional Prosedur (SOP)?
Sebelum mengetahui cara membuat standar operasional prosedur, mari kenali terlebih dahulu pengertiannya. SOP perusahaan merupakan sebuah dokumen yang berisi penjelasan langkah-langkah operasional. Langkah-langkah tersebut harus dipatuhi oleh karyawan selama mengerjakan tugas dan tanggung jawabnya di perusahaan.
Dalam SOP tersebut, akan tercantum dengan jelas apa saja tugas yang perlu dikerjakan lengkap dengan langkah-langkahnya. Tujuannya, agar pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan standar kualitas yang sudah ditetapkan dalam perusahaan tersebut.
Pentingnya SOP dalam Bisnis ATK
Standar Operasional Prosedur tentunya harus dimiliki oleh setiap bisnis, termasuk bisnis ATK. Meskipun bisnis ATK tidak membuat produk, Anda tetap membutuhkan SOP ini untuk memantau kinerja karyawan.
Melalui SOP ini Anda bisa memantau karyawan agar melakukan pekerjaannya sesuai dengan standar toko ATK yang sudah ditetapkan. Mulai dari cara pelayanan, jam operasional, pemesanan stok, penyimpanan stok, penataan produk di etalase, dan masih banyak lagi.
Semua pekerjaan tersebut bisa Anda atur secara terperinci dalam SOP. Dengan demikian, karyawan akan lebih memahami tugas dan tanggung jawab mereka.
Cara Membuat Standar Operasional Prosedur untuk Bisnis ATK
Cara membuat sebuah SOP untuk bisnis ATK, ada beberapa langkah yang bisa Anda lakukan. Adapun caranya yaitu sebagai berikut:
1. Bentuk Tim Penyusun SOP
Langkah pertama yang bisa Anda lakukan dalam menyusun SOP yaitu membentuk tim penyusun SOP. Dalam hal ini, sebaiknya Anda memilih orang dengan kemampuan menulis dan telah berpengalaman dalam menyusun SOP.
Pastikan juga mereka memahami cara kerja dari SOP itu sendiri. Tujuannya, agar SOP yang dibuat bisa lebih sistematis, rapi, serta mudah dimengerti oleh semua karyawan.
2. Tentukan Tujuan dan Ruang Lingkup Pembuatan SOP
Cara membuat standar operasional prosedur berikutnya yaitu menentukan tujuan dan ruang lingkup dari prosedur operasional. Tujuan ini mencakup topik penting pada SOP, standar kerja untuk divisi tertentu, atau membuat SOP yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan bisnis ATK.
3. Lakukan Riset dan Identifikasi
Sebelum membuat sebuah SOP, Anda juga perlu melakukan riset terlebih dahulu. Tujuannya yaitu untuk mengumpulkan berbagai informasi sehingga isi dokumen tersebut lebih tepercaya.
Anda bisa menggunakan referensi dari berbagai sumber yang sudah terjamin kredibilitasnya. Setelah riset dilakukan, identifikasi alur kerja yang ingin disampaikan pada SOP.
Misalnya dalam bisnis ATK, Anda perlu membuat SOP terkait standar pelayanan pada pelanggan, cara penyimpanan stok produk. penataan produk di etalase. prosedur pemesanan produk ATK, dan sebagainya.
4. Pastikan Setiap Aturan yang Dibuat Memiliki Alasan Jelas
Setiap aturan dan prosedur yang dimasukkan dalam SOP harus memiliki alasan yang jelas. Alasan ini membantu karyawan memahami pentingnya setiap langkah yang harus mereka ikuti.
Contoh, Anda membuat SOP penerimaan barang untuk produk ATK. Alasan pembuatan SOP tersebut yaitu untuk memeriksa kualitas dan kuantitas setiap barang yang diterima.
Selain itu, SOP ini juga diperlukan untuk memastikan agar barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi baik, sehingga tidak ada keluhan dari pelanggan.
5. Perhatikan Gaya Penulisan dan Ciptakan Visual yang Menarik
Gaya penulisan yang jelas dan mudah dipahami merupakan hal penting yang harus diperhatikan dalam cara membuat standar operasional prosedur. Pastikan setiap instruksi ditulis dengan kalimat yang sederhana dan langsung ke inti.
Selain itu, bila perlu Anda bisa tambahkan elemen visual seperti diagram, gambar, dan tabel untuk memperjelas langkah-langkah yang harus dilakukan karyawan. Visual yang menarik tidak hanya memperjelas informasi, tetapi juga membuat SOP lebih menarik untuk dibaca.
6. Lakukan Simulasi, Revisi, dan Finalisasi
Sebelum mengimplementasikan SOP yang sudah disusun, sebaiknya lakukan simulasi terlebih dahulu untuk memastikan bahwa semua prosedur berjalan dengan baik. Ajak beberapa karyawan untuk mencoba mengikuti SOP dan minta masukan mereka mengenai kejelasan dan kelayakan prosedur.
Berdasarkan masukan tersebut, lakukan revisi pada bagian yang diperlukan. Setelah itu, finalisasikan SOP dan distribusikan kepada semua karyawan.
Format SOP yang Efektif
Hal yang tidak kalah penting dalam cara membuat standar operasional prosedur yaitu menentukkan format dan struktur yang tepat. Setidaknya, sebuah SOP yang efektif harus mengandung beberapa elemen berikut:
- Judul: membedakan SOP dengan SOP lainnya;
- Nomor SOP: buatlah nomor yang unik agar mudah dilacak di hari selanjutnya;
- Tujuan: menjelaskan tujuan dari SOP tersebut dibuat dan mengapa penting untuk diikuti;
- Lingkup: jelaskan lingkup SOP. Misalnya, hanya berlaku untuk divisi A dan B;
- Definisi: tambahkan definisi pada istilah yang kurang familiar di dalam SOP;
- Prosedur: jelaskan langkah kerja yang harus dilakukan;
- Referensi: sumber relevan untuk membantu memahami SOP;
- Person in charge: orang yang dapat segera dihubungi ketika terjadi masalah terkait SOP.
Tips Menjaga SOP Tetap Relevan
Seperti yang diketahui, SOP adalah dokumen penting yang membantu memastikan standar kualitas dan efisiensi dalam operasi bisnis. Namun, seiring dengan perkembangan bisnis dan perubahan lingkungan, SOP juga harus diperbarui dan disesuaikan. Berikut beberapa tips untuk menjaga SOP tetap relevan:
1. Tinjau Secara Berkala
SOP yang tidak diperbarui secara rutin bisa menjadi tidak efektif di kemudian hari. Namun, dengan tinjauan yang dilakukan secara berkala dapat membantu memastikan SOP tetap up-to-date dengan perubahan teknologi, peraturan, atau kebutuhan bisnis.
Oleh karena itu, Anda bisa menjadwalkan tinjauan rutin untuk SOP yang dibuat. Misalnya, setiap tahun atau 6 bulan sekali. Analisis bagaimana SOP saat ini berfungsi dalam operasional sehari-hari. Apakah masih efektif atau ada bagian yang perlu diperbaiki?
Setelah evaluasi, lakukanlah revisi pada bagian SOP yang dirasa sudah kurang efektif. Pastikan perubahan dicatat dengan jelas dan segera distribusikan dokumen yang sudah diperbarui kepada semua karyawan.
2. Dapatkan Feedback
Untuk mengetahui SOP masih relevan atau tidak, bisa juga melalui feedback dari karyawan. Anda bisa mengadakan sesi diskusi bersama karyawan agar mereka bisa berbagi pengalaman menjalankan SOP yang berlaku saat itu. Diskusi ini bisa membuat Anda lebih tahu tentang apa yang berfungsi dan apa yang tidak.
Bisa juga dengan membuat survei untuk mengumpulkan feedback spesifik tentang SOP. Pastikan survei tersebut singkat dan mudah diisi oleh karyawan: Setelah menerima feedback, segera lakukan update pada bagian SOP yang sudah tidak relevan sesuai feedback yang diterima.
Penuhi Kelengkapan Produk ATK Anda bersama Bangkit Perkasa Sukses
Setelah mengetahui cara membuat standar operasional prosedur untuk bisnis ATK, jangan lupa pastikan bisnis Anda memiliki ketersediaan stok yang cukup. Serahkan hal ini pada Bangkit Perkasa. Ada banyak jenis produk ATK yang bisa Anda pilih, mulai dari lakban, buku tulis, nota, pensil, dan masih banyak lagi.
Untuk pemesanan, Anda bisa kunjungi halaman produk Bangkit Perkasa, lalu klik “Pesan Sekarang” pada produk yang diinginkan untuk mendapatkan penawaran terbaik. Jika Anda ingin mendapatkan informasi lebih lanjut, maka hubungi kontak kami atau akses laman blog Bangkit Perkasa.
