Contoh Surat Pengadaan Barang Kantor

contoh surat pengadaan barang kantor - BPS

Apakah Anda sudah pernah mengetahui tentang contoh surat pengadaan barang kantor? Jika belum atau jika masih bingung bagaimana cara menuliskannya, maka artikel kali ini akan menjelaskannya.

Setiap perusahaan, terutama untuk yang skalanya terbilang cukup besar, tentu akan membutuhkan berbagai jenis inventaris atau barang kantor. Hal tersebut menjadi penting untuk mendukung berbagai operasional kantor. Namun, barang-barang tersebut dapat habis atau rusak sehingga perlu diganti.

Kantor Anda juga mungkin membutuhkan barang inventaris baru untuk berbagai hal. Jika akan mengajukannya, maka surat pengadaan barang menjadi hal penting.

Format Surat Pengadaan Barang Kantor

Sebelum masuk ke pembahasan contoh surat pengadaan barang kantor, ada baiknya Anda pahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan surat ini serta bagaimana formatnya.

Secara umum, surat pengadaan barang kantor adalah jenis surat resmi yang dituliskan untuk tujuan menjelaskan mengenai permohonan untuk pembelian barang tertentu. Barang tersebut dapat berupa satu jenis maupun beberapa jenis, jumlahnya pun bisa banyak maupun sedikit.

Barang tersebut tentunya perlu disesuaikan dengan kebutuhan kantor Anda saat itu. Penting juga untuk memahami bahwa surat ini ditujukan kepada kantor atau perusahaan, supaya permohonan dapat disetujui.

Meski sering dianggap sepele, namun ternyata surat pengadaan barang kantor ini menjadi salah satu aspek administrasi yang patut untuk diperhatikan dengan serius.

Lalu, bagaimana dengan formatnya? Sebenarnya, format surat pengajuan ini dapat berbeda-beda sesuai dengan kebijakan kantor. Namun, secara umum format surat pengadaan barang memuat hal-hal di bawah ini:

  • Kepala surat
  • Nomor surat
  • Tanggal, bulan, serta tahun pembuatan surat
  • Lampiran
  • Hal atau perihal
  • Alamat
  • Salam pembuka
  • Isi surat
  • Salam penutup

Nama terang serta tanda tangan dari penanggung jawab surat pengadaan barang kantor

Itulah hal-hal yang menjadi aspek dalam format penulisan surat pengadaan barang kantor. Jika dirasa ada poin lain yang belum tercantum tapi dirasa perlu, atau dirasa ada bagian yang kurang sesuai bagi kantor atau perusahaan Anda, maka dapat ditambahkan atau disesuaikan.

Jika ingin melakukan pengarsipan yang lebih rapi, maka sebaiknya format surat sejenis ini diatur secara resmi. Dengan demikian, maka format surat yang sama untuk keperluan tertentu dapat dipakai dari waktu ke waktu. Hal ini juga tentunya dapat memudahkan karyawan untuk menuliskannya dengan tepat, sesuai kebutuhan kantor.

Lalu, apabila Anda membutuhkan kertas ukuran A4 atau F4 untuk memenuhi kebutuhan surat-menyurat seperti ini, termasuk untuk keperluan fotokopi, maka produk kertas yang tersedia di Bangkit Perkasa dapat menjadi solusi. Hubungi kami untuk pemesanan atau pertanyaan lebih lanjut terkait produk dari Bangkit Perkasa.

Contoh Surat Pengadaan Barang Kantor

Setelah membaca pengertian dan format surat pengadaan barang kantor, maka kini saatnya Anda lihat contohnya secara langsung. Di bawah ini adalah beberapa contoh yang dapat Anda jadikan sebagai referensi jika baru pertama kali menuliskan surat sejenis ini.

Namun, jika kantor Anda sudah memiliki format resmi yang perlu diikuti, maka penting bagi Anda untuk tetap menggunakan format tersebut dan hanya perlu mengisi atau menyesuaikan bagian-bagian tertentu.

  • Contoh 1

Berikut adalah contoh pertama yang bisa Anda ikuti dan pastikan nama dan jumlah barang dituliskan dengan tepat.

Surat Pengajuan Barang (ditulis di bagian tengah)

Kepada

Bapak Irwan Santoso

di Tempat

 

Perihal: Pengajuan Barang

 

Dengan Hormat,

Sehubung dengan diperlukannya tindakan pengecekan ketebalan pada bahan baku sebelum proses produksi, maka dari itu divisi produksi memerlukan alat operasional sebagai berikut:

  1.     Micrometer digital 4 buah

Demikian surat permohonan pengadaan barang ini kami buat untuk mendapatkan persetujuan dan pemenuhan barang. Atas perhatian dan waktu Bapak, kami ucapkan terima kasih.

 

Bandung, 12 Mei 2024

Hormat saya,

Ananda Setyo

  • Contoh 2

Selanjutnya, mari menyimak contoh surat pengadaan barang kantor yang kedua seperti di bawah ini.

DEPARTEMEN PERSONALIA

  1. Jaya Lancar

Jalan Tirta Lancar, Nomor 33, Jakarta

Telp. (0271) 555999

Email: manajemenjayalancarjakarta@gmail.com

 

Jakarta, 9 Mei 2024

Nomor: 000679/PB/DH-JW/2024

Perihal: Pengajuan Pengadaan Barang

 

Yth.

Kepala Departemen Sarana dan Prasarana

  1. Jaya Lancar

 

Dengan hormat,

Sehubung dengan adanya peningkatan jumlah karyawan untuk Departemen Personalia, maka kebutuhan akan berbagai keperluan kantor juga meningkat. Untuk mendukung kebutuhan tersebut, kami bermaksud mengajukan pengadaan barang dalam rincian di bawah ini:

Kursi 25 unit

Meja 15 unit

Laptop 15 unit

Demi kelancaran operasional Departemen Personalia, kami harap rincian barang tersebut telah dipenuhi paling lambat 25 Mei 2024, dikarenakan pegawai baru departemen kami akan memulai kerja pada tanggal 7 Juni 2024 sebagaimana instruksi yang telah diturunkan sebelumnya.

Demikian surat pengajuan barang ini kami tulis dan sampaikan untuk segera mendapat tindak lanjut. Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih.

 

Hormat kami,

Kepala Departemen Personalia

Yusuf D.

  • Contoh 3

Setelah menyimak dua contoh surat pengadaan barang kantor di atas, apakah Anda masih membutuhkan referensi lainnya? Jika iya, maka berikut adalah contoh ketiga:

  1. Jaya Makna

Jalan Tirta Makna, Nomor 66, Jakarta

Telp. (0271) 555669

Email: pengadaan.jayamaknajakarta@gmail.com

 

Jakarta, 9 Mei 2024

Nomor: 000679/PB/DH-JW/2024

Hal: Pengajuan Pengadaan Barang

Lampiran: 1 berkas

 

Yth.

Kepala Direktur Sarana dan Prasarana

  1. Jaya Makna

 

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Adam Yahya

Jenis kelamin: Laki-laki

NIP: 9799967

Jabatan: Bendahara

Sehubung dengan diperlukannya dukungan operasional dalam rangka memenuhi target perusahaan, maka dengan ini saya mengajukan pengadaan barang berupa seperangkat proyektor dan 15 unit komputer.

Bersama dengan surat pengajuan ini, saya juga menyampaikan lampiran untuk skema tinjauan tentang target keberhasilan perusahaan. Selain itu, kami juga telah menyusun estimasi biaya yang dibutuhkan dalam memenuhi pengajuan saya.

Kami harap rincian barang tersebut telah dipenuhi paling lambat 30 Mei 2024 dikarenakan terdapat berbagai agenda yang membutuhkan barang tersebut mulai tanggal 15 Juni 2024.

Demikian surat pengajuan barang ini kami tulis dan sampaikan untuk segera mendapat tindak lanjut. Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih.

 

Hormat saya,

Adam Yahya

Itu tadi merupakan penjelasan tentang format dan contoh surat pengadaan barang kantor. Untuk berbagai contoh di atas, nama perusahaan, alamat, nama karyawan yang mengajukan barang, nomor telepon, alamat email, dan berbagai data lainya hanya contoh, bukan nama atau data sebenarnya.

Sekarang, apakah Anda sudah semakin paham langkah tepat untuk membuat surat penting yang satu ini?

Pada dasarnya, administrasi seperti ini memang terlihat simpel sehingga sering diabaikan oleh berbagai kantor. Namun, inilah yang menjadi salah satu aspek penting dalam pendataan kantor, sehingga sebaiknya lebih diperhatikan.

Untuk memenuhi kebutuhan surat-menyurat seperti ini, termasuk untuk fotocopy, maka Anda dapat membeli kertas ukuran A4 atau F4 yang tersedia di Bangkit Perkasa.

Selain itu, Bangkit Perkasa menyediakan berbagai keperluan alat tulis lainnya yang dapat melengkapi pengadaan alat tulis (ATK) kantor. Tersedia juga produk lakban dan marker yang dapat dipilih sesuai kebutuhan.

Setelah memahami contoh surat pengadaan barang kantor, kini Anda pun sudah mendapatkan referensi penyedia keperluan alat tulis. Kunjungi Kontak Bangkit Perkasa untuk melakukan pemesanan produk. Serta pelajari tips terkini seputar bisnis ATK dan lakban melalui laman blog Bangkit Perkasa Sukses!

Bagikan Artikel:
Artikel Terkait