20 Peralatan Kearsipan yang Wajib Dimiliki Kantor

Kearsipan adalah kegiatan mengumpulkan, menyimpan, dan menata berkas data yang berisi informasi penting baik data dalam bentuk fisik maupun dalam bentuk elektronik. Agar pengarsipan dapat dilakukan dengan baik maka diperlukan peralatan kearsipan.

Meski saat ini kebanyakan kegiatan kearsipan kantor yang dilakukan secara digital, namun penyimpanan data dalam bentuk fisik juga tidak kalah penting. Data yang disimpan dalam bentuk fisik biasanya adalah data yang tidak dipublikasikan atau salinan dari data digital.

Kelola Arsip Lebih Mudah dengan Peralatan Kearsipan

Perlengkapan kearsipan penting dalam pengelolaan arsip supaya pencarian berkas dapat dilakukan dengan mudah dan cepat saat data diperlukan. Berikut ini beberapa peralatan dalam kegiatan kearsipan yang perlu Anda ketahui:

1. Map Folder

Map arsip adalah alat yang berfungsi untuk menyimpan berkas, dokumen atau surat-surat dalam jumlah yang sedikit. Map arsip sendiri terdiri dari beberapa jenis, salah satunya yaitu map folder. 

Map folder adalah map yang terbuat dari bahan plastik yang di dalamnya memiliki beberapa kantong plastik untuk menyimpan dokumen. Dengan map ini, Anda dapat menyimpan dokumen tanpa perlu melubangi kertas terlebih dahulu.

2. Stopmap Folio

Stopmap folio merupakan map yang terbuat dari bahan kertas seperti kertas karton. Selain dari kertas karton, ada pula stopmap yang terbuat dari jenis kertas lain seperti Buffalo atau Manila.

Karena terbuat dari bahan kertas yang rentan rusak, jenis stopmap kertas ini biasanya cenderung digunakan untuk menyimpan dokumen atau surat yang sifatnya sementara.

Contoh beberapa jenis dokumen yang biasa disimpan dalam stopmap diantaranya yaitu seperti surat lamaran kerja, kwitansi, proposal, dan lainnya agar rapi serta tidak berceceran.

3. Map Snelhecter

Jenis map arsip yang banyak digunakan lainnya adalah map snelhecter. Map snelhecter sendiri adalah map berbahan plastik tipis yang di dalamnya terdapat pengunci untuk menjepit kertas yang sudah dilubangi dengan perforator. Map ini biasanya tersedia dalam beragam warna seperti merah, biru, atau hijau. 

4. Hanging Map

Hanging map atau map gantung adalah map yang memiliki kaitan dan biasanya digunakan untuk menyimpan dokumen pada tempat penyimpanan khusus seperti filling cabinet. Sama seperti namanya, map ini nantinya akan disimpan dengan cara digantung pada filling tray. 

5. Ordner

Ordner adalah map yang terbuat dari bahan kertas tebal atau plastik dan berukuran lebih besar dari ketiga jenis map di atas. Karena memiliki ruang yang cukup besar, map ini bisa menyimpan lebih banyak dokumen. 

Peralatan kearsipan ini biasanya disimpan dalam rak atau lemari arsip dan diurutkan sesuai kategori tertentu untuk memudahkan pencarian dokumen. 

6. Lemari 

Setelah dokumen diletakkan di dalam map kemudian map dapat disimpan di dalam lemari arsip untuk mencegah kerusakan berkas dan mencegah map berceceran.

Lemari arsip biasanya berukuran besar dan memiliki sekat di dalamnya sehingga memudahkan Anda dalam mengelompokkan dokumen berdasarkan suatu kategori. Lemari ini biasanya memiliki kunci sehingga aman untuk menyimpan dokumen penting.

7. Rak Arsip

Selain disimpan di dalam lemari arsip, Anda juga bisa meletakkan dan mengelompokkan map dokumen di rak arsip. Rak ini biasanya lebih terbuka dibandingkan lemari sehingga lebih mudah untuk mengambil dokumen. 

8. Box Arsip

Box arsip adalah peralatan kearsipan berbentuk kotak yang terbuat dari karton yang bisa digunakan untuk menyimpan dan mengelompokkan berbagai berkas atau ordner. Selain terbuat dari karton, terdapat pula box arsip dari plastik yang biasa dipakai untuk menyimpan dokumen secara vertikal. 

9. Filling Cabinet

Filling cabinet adalah lemari penyimpan arsip yang terdiri dari beberapa kotak slide atau laci yang disusun secara vertikal. Lemari ini ada yang terbuat dari besi, plastik, maupun kayu. Lemari ini juga dilengkapi dengan kunci sehingga aman untuk menyimpan arsip penting.

10. Power File Arsip

Power file adalah rak besar yang memiliki ruang lorong panjang yang dapat digunakan untuk menyimpan beragam jenis dokumen maupun alat tulis kantor. Anda dapat memisahkan berkas berdasarkan kategori dengan cara dapat meletakkan sekat atau pembatas.

Rak ini dapat menghemat ruangan dengan baik. Namun sayangnya alat ini memiliki harga yang sangat mahal yaitu mencapai puluhan juta rupiah.

11. Perforator

Perforator adalah peralatan kearsipan yang digunakan untuk melubangi kertas di bagian tepi kertas. Alat ini digunakan untuk menyimpan surat atau dokumen ke dalam tempat penyimpanan seperti binder, map snelhecter atau ordner. 

12. Stapler

Stapler juga diperlukan dalam kearsipan terutama untuk mengumpulkan beberapa berkas atau dokumen menjadi satu dokumen sebelum dimasukkan ke dalam map atau folder. Anda bisa menemukan stapler berkualitas baik di Distributor ATK dan Lakban Bangkit Perkasa.

13. Label

Label merupakan alat yang digunakan untuk memberikan nama atau jenis arsip pada bagian folder atau ordner. Dengan adanya label, maka Anda dapat mencari dokumen dengan lebih mudah dan cepat karena di luar folder sudah ada keterangan arsip.

Label ini biasanya berbentuk seperti sticker. Untuk menghemat, Anda bisa menggunakan sticky note untuk memberi nama arsip.

14. Guide

Guide merupakan peralatan kearsipan berupa lembaran kertas atau plastik tebal yang digunakan sebagai pembatas atau pemisah antar dokumen di dalam ordner maupun filling cabinet. Anda bisa menuliskan kategori atau meletakkan label pemisah dokumen pada bagian tab guide. 

15. Alat Sortir

Collator atau alat sortir adalah rak terbuka yang terdiri dari beberapa bak secara vertikal. Alat ini biasanya digunakan untuk menyortir atau memisahkan surat sebelum dimasukkan ke dalam folder. 

16. Rotary

Rotary adalah rak penyimpanan folder arsip yang memiliki bentuk lingkaran dan bisa berputar. Penggunaan rotary tidak hanya dapat menyimpan lebih banyak berkas, namun juga dapat menghemat ruang kantor karena tidak terlalu banyak memakan ruang. 

Selain itu, karena dapat diputar maka pencarian dan pengambilan dokumen akan lebih mudah dilakukan. 

17. Numerator

Numerator atau numbering stamp merupakan stempel yang digunakan untuk membubuhkan tanggal atau nomor tertentu pada dokumen. Anda dapat mengatur tanggal atau nomor sesuai dengan kebutuhan. 

18. Barcode Printer

Untuk memudahkan pengelolaan dan pencarian arsip, maka Anda bisa menggunakan barcode. Setiap arsip dapat ditempelkan dengan barcode yang berisi rincian keterangan dokumen. Jika Anda ingin mengelola arsip dengan cara ini, maka Anda memerlukan barcode printer.

19. Barcode Scanner

Barcode scanner juga diperlukan untuk memindai barcode dokumen baik untuk input keterangan dokumen atau identifikasi dokumen. Pengarsipan dengan barcode banyak digunakan pada perpustakaan. 

20. Roll o’Pack

Roll o’pack adalah salah satu jenis lemari arsip yang memiliki lorong panjang dan roda di bagian bawah lemari sehingga lemari. Selain dapat menyimpan banyak arsip, lemari ini juga dapat dipindahkan secara mudah dengan cara didorong. 

Lengkapi Kebutuhan Alat Tulis untuk Kearsipan Bersama Bangkit Perkasa

Bagi Anda yang membutuhkan beragam perlengkapan kearsipan, Anda bisa mendapatkannya dengan mudah bersama Distributor ATK dan Lakban Bangkit Perkasa. Bangkit Perkasa menyediakan beragam perlengkapan arsip mulai dari stapler sampai beragam jenis map dokumen. 

Itulah beberapa peralatan kearsipan yang wajib ada di kantor. Peralatan tersebut tidak hanya dapat memudahkan Anda mengeloka dokumen, namun juga memksimalkan keamanannya. Untuk informasi lebih lanjut terkait kerja sama dan pemesanan, Anda dapat menghubungi kami.

Kunjungi laman produk Bangkit Perkasa untuk melihat ragam alat tulis dan lakban yang tersedia. Pelajari juga beragam informasi terkini seputar bisnis alat tulis dan lakban melalui laman blog Bangkit Perkasa.