Dalam menjalankan aktivitas pengiriman barang atau logistik, ada berbagai hal yang penting untuk diperhatikan, salah satunya surat jalan. Ada banyak fungsi surat jalan yang dapat membantu setiap proses dari pengiriman tersebut, sehingga dapat meminimalisir terjadinya permasalahan di antara pihak-pihak yang terkait.
Apakah Anda sudah paham tentang apa yang dimaksud dengan dokumen yang satu ini? Jika belum, saat ini Anda sedang membaca artikel yang tepat, mari ketahui lebih dalam tentang pengertian, fungsi, jenis, dan contoh dari surat jalan!
Apa itu Surat Jalan?
Sebelum membahas lebih lanjut tentang fungsi surat jalan serta jenis dan contohnya, ada baiknya dibahas terlebih dahulu tentang pengertian dari dokumen penting ini.
Secara umum, surat jalan dapat diartikan sebagai dokumen wajib dengan isi berupa berkas tentang berbagai informasi atau data penting terkait pengiriman barang atau logistik. Inilah dokumen yang umum dipakai oleh pelaku bisnis, perusahaan, serta institusi yang menjalankan aktivitas atau proses pengiriman barang.
Dengan adanya surat jala, maka barang tersebut telah mendapat izin untuk dikeluarkan dari bagian gudang, untuk selanjutnya dikirimkan ke tujuan tertentu sesuai kesepakatan yang telah dibuat sebelumnya.
Fungsi Surat Jalan
Penggunaan surat jalan ini tentunya bukan tanpa alasan, karena berbagai fungsi penting dari surat jalan yang sebaiknya tidak Anda abaikan, beberapa di antaranya yaitu sebagai berikut:
- Sebagai dokumen yang memuat berbagai rincian detail barang yang dikirim untuk keperluan tertentu.
- Menjadi dokumen resmi yang diberikan dari pihak pengirim barang untuk pihak penerima.
- Menjadi bukti resmi yang sah dalam melakukan transaksi barang, baik bagi pihak pengirim maupun penerima.
- Menjadi tanda bukti terkait penerimaan barang bagi pihak pengirim.
- Dokumen yang dapat mempermudah proses pengecekan dan pengiriman. Pengecekan ini biasanya akan dilakukan oleh para petugas keamanan dalam berbagai tahap pengirimannya, serta dapat dicek pula dari pihak penerima sehingga tidak ada masalah ke depannya.
- Menjadi arsip untuk pihak keuangan atau bendahara perusahaan.
- Menjadi salah satu data penting dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan.
- Menjadi dokumen yang dipegang oleh pihak penerima barang, sehingga dapat dimanfaatkan jika nantinya akan melakukan pengembalian barang ketika terdapat kesalahan jumlah barang atau kerusakan.
Jenis Surat Jalan
Surat jalan merupakan dokumen yang dapat membantu aktivitas pengiriman barang untuk berbagai instansi. Karena penggunaannya yang cukup luas, maka surat penting ini umumnya dibagi ke dalam berbagai jenis, sesuai dengan fungsi surat jalan tersebut.
Di bawah ini adalah penjelasan tentang jenis surat jalan yang sebaiknya Anda pahami, terlebih jika Anda sedang atau akan menjalankan sebuah bisnis yang terkait dengan pengiriman barang, termasuk jika berhubungan dengan proses penerimaan barang.
1. Pengiriman Barang
Jenis pertama ada surat jalan yang fungsinya untuk pengiriman barang. Surat ini umumnya dibuat oleh perusahaan atau pelaku bisnis, tujuannya supaya dapat memberikan berbagai informasi atau data tentang barang yang akan dikirimkan kepada konsumen.
Berbagai informasi detail tentang barang tersebut akan dimuat di dalam surat ini, sehingga format yang dipakai pun memakai format transaksi yang secara sah dapat dipertanggungjawabkan.
Biasanya, di dalam surat ini akan memuat informasi penting seperti jenis barang, jumlah barang, berat barang, harga pengiriman barang, nama pengirim, nama penerima, dan tanda tangan penerima barang.
Untuk mendukung proses tersebut, Anda dapat membeli kertas surat jalan melalui Distributor ATK dan lakban Bangkit Perkasa, hubungi kami untuk pemesanan produk
2. Penjualan Barang Tunai
Kedua, ada surat jalan yang berfungsi untuk memberikan informasi terkait penjualan barang dengan pembayaran secara tunai. Dokumen ini dibuat supaya bisa mencatat berbagai bukti transaksi tunai yang sudah terjadi.
Surat ini serupa dengan jenis surat pertama, namun hanya mencatat barang dengan pembayaran tunai, jadi surat ini tidak hanya dibuat berdasarkan pesanan dari pembeli.
3. Penjualan Barang Kredit
Selain ada surat jalan untuk penjualan tunai, ada pula surat jalan yang fungsinya untuk mendukung penjualan barang secara kredit. Inilah surat jalan jenis ketiga, yaitu surat jalan yang menjadi dokumen bukti resmi untuk transaksi jual-beli yang didukung dengan sistem pembayaran secara kredit.
Dalam surat jalan yang satu ini, kuantitas barang yang sudah tercantum di dalamnya tidak dapat berubah. Data tersebut sudah disesuaikan dengan kuantitas barang yang telah ditulis dan disepakati oleh pemesan barang.
4. Penitipan Barang
Selanjutnya, ada surat jalan yang berfungsi untuk berbagai keperluan terkait penitipan barang. Inilah dokumen yang penting dimiliki ketika akan melakukan penitipan barang sehingga dapat menjadi tanda bukti yang mendukung.
Surat ini menjadi penting ketika akan menitipkan barang, karena menjadi salah satu penjamin keamanan dari barang tersebut.
Surat jalan penitipan barang dibuat oleh pihak manajemen penitipan barang serta dikeluarkan pula oleh pihak tersebut. Setelah itu, surat akan diteruskan ke bagian staf pergudangan untuk memproses penitipan barang.
5. Retur Pembelian Barang
Surat jalan selanjutnya yaitu surat yang digunakan untuk keperluan return atau pengembalian dari proses pembelian barang yang sudah terjadi sebelumnya.
Ketika pihak pembeli merasa barang yang sampai tidak sesuai dengan apa yang mereka harapkan dan sepakati ketika melakukan pembelian, maka terdapat fasilitas return yang bisa dimanfaatkan dengan baik.
Dalam proses retur barang ini, umumnya pembeli akan memakai surat jalan yang dibuat oleh penjual. Surat tersebut biasanya terlampir bersama barang yang dikirimkan kepada pembeli.
6. Drop Canvasser
Jenis terakhir ada surat jalan untuk tujuan keperluan drop canvasser. Surat jalan yang satu ini dikeluarkan oleh pihak pergudangan untuk ditujukan kepada pihak canvasser, dibuat untuk menjadi bukti riwayat transfer atau pembayaran.
Dalam surat ini, terdapat data penting berupa jumlah atau kuantitas barang yang akan diberikan kepada pihak canvasser. Kuantitas tersebut didasarkan oleh ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan terkait.
Contoh Surat Jalan
Seperti berbagai penjelasan sebelumnya, fungsi surat jalan yaitu untuk memberikan informasi penting tentang proses pengiriman barang oleh suatu perusahaan logistik atau ekspedisi. Maka dari itu, tentunya ada berbagai rincian data yang perlu tercantum di dalamnya.
Jika Anda perlu membuat surat jalan untuk keperluan pengiriman barang, maka berikut adalah contoh format yang bisa Anda ikuti:
- Nama perusahaan pengirim dan alamat lengkapnya.
- Nomor surat dari vendor yang terkait dengan pengiriman tersebut.
- Tanggal pengiriman barang.
- Nama lengkap, alamat lengkap, serta nomor telepon dari pihak penerima barang atau yang biasa disebut sebagai tujuan pengiriman.
- Rincian barang yang dikirim, biasanya meliputi nama barang, kode dan jenis barang, jumlah barang, berat barang, harga barang, dan berbagai keterangan yang dibutuhkan.
- Tanda tangan dari pihak pengirim dan penerima barang.
- Stempel vendor.
Setelah membaca sampai sini, tentunya Anda telah memahami tentang pengertian dan fungsi surat jalan, jenis-jenis, serta contoh format yang dapat Anda pakai ketika akan membuatnya.
Karena memiliki berbagai fungsi penting dalam proses pengiriman barang, maka dokumen surat jalan ini tidak boleh disepelekan, baik dari pihak pengirim maupun penerima. Hal ini akan menjadi lebih penting ketika Anda melakukan transaksi dalam jumlah besar dan perlu melakukan pengawasan secara lebih detail.
Selanjutnya, jika Anda membutuhkan kertas surat jalan, maka Anda dapat membelinya melalui Distributor ATK dan lakban Bangkit Perkasa. Segera hubungi kami untuk melakukan pemesanan produk dan pastikan Anda tidak mengabaikan pentingnya fungsi surat jalan yang sudah dijelaskan sebelumnya!
