Mengelola aset usaha alat tulis kantor (ATK) adalah hal yang tidak bisa dianggap enteng. Jadi, Anda perlu tahu bagaimana teknis cara mengelola aset perusahaan yang baik. Sebab jika aset tidak dikelola dengan baik, maka bisa menimbulkan kerugian besar bagi perusahaan.
Namun sebelum itu, penting untuk memahami sebenarnya apa saja jenis-jenis aset perusahaan terlebih dahulu. Setelah itu, Anda bisa mengidentifikasi kira-kira apa saja langkah pengelolaan yang bisa diterapkan.
Mengapa Pengelolaan Aset Penting bagi Usaha ATK?
Sebenarnya, kenapa aset bisnis ATK harus dikelola dengan benar? Jawabannya, ketika aset perusahaan dikelola dengan baik, operasional bisnis dapat berjalan lancar, risiko kerugian dapat diminimalisir, dan peluang untuk meningkatkan profitabilitas menjadi lebih besar.
Dalam konteks usaha alat tulis kantor, aset yang dimaksud ini bisa berupa inventaris, peralatan, hingga properti fisik seperti toko atau kantor. Semua aset ini memiliki nilai yang signifikan dan harus dijaga serta dikelola dengan bijak.
Sebagai contoh, jika tidak menerapkan cara mengelola aset perusahaan yang baik, Anda bisa saja kehabisan produk yang banyak diminati pelanggan.
Contoh lain, manajemen stok yang buruk bisa membuat pasokan Anda berlebih, hingga akhirnya tidak terjual, tersisa, dan malah merugikan perusahaan.
Identifikasi dan Klasifikasi Aset Perusahaan
Langkah pertama untuk mengelola aset bisnis adalah mengetahui apa saja aset yang Anda miliki. Aset dalam bisnis ATK dapat dibagi menjadi beberapa kategori utama, yaitu:
- Aset lancar: paling mudah dan cepat dikonversi menjadi uang tunai, contohnya seperti stok barang, kas, piutang usaha, dan investasi jangka pendek.
- Aset tetap: memiliki wujud fisik dan digunakan untuk mendukung operasional bisnis jangka panjang, contohnya toko fisik, kendaraan, mesin, dan peralatan kantor.
- Aset tidak berwujud: tidak tampak secara fisik, seperti merek dagang (trademark) dan hak cipta (copyright).
Langkah-langkah Pengelolaan Aset yang Efektif
Untuk menerapkan cara mengelola aset perusahaan dengan efektif, Anda perlu melakukan beberapa langkah penting, mulai dari pencatatan hingga pemeliharaan. Berikut panduannya:
1. Pencatatan dan Inventarisasi Aset
Melalui pencatatan yang tepat, Anda bisa mengetahui secara pasti apa saja aset yang dimiliki, nilai aset tersebut, dan bagaimana kondisi fisiknya.
Saat ini, ada banyak tools atau software yang bisa digunakan untuk membantu dalam proses pencatatan dan inventarisasi ini agar lebih efisien dan akurat, contohnya seperti Mekari, Hashmicro, Inventa, dan sejenisnya.
2. Penilaian dan Depresiasi Aset
Dalam cara mengelola aset perusahaan, penilaian aset dilakukan untuk menentukan nilai pasar saat ini dari aset yang dimiliki, sehingga Anda bisa tahu berapa nilainya jika ingin dijual atau diasuransikan.
Selain itu, Anda juga harus paham tentang konsep depresiasi, yaitu penurunan nilai aset tetap seiring berjalannya waktu. Cara sederhana untuk menghitungnya yaitu mengalikan harga beli dengan persentase penyusutan.
Jika mengetahui bagaimana cara menghitung depresiasi tersebut, Anda bisa menentukan kapan waktu yang tepat untuk mengganti serta memperbarui aset yang sudah lama atau sudah mulai usang.
3. Pemeliharaan dan Perawatan Aset
Pemeliharaan dan perawatan aset secara berkala adalah langkah penting untuk memastikan bahwa aset tersebut dapat digunakan dalam jangka waktu yang panjang.
Misalnya, peralatan seperti komputer dan printer perlu dirawat secara rutin agar tetap berfungsi dengan baik. Selain itu, kendaraan operasional juga harus mendapatkan perawatan berkala agar tidak mudah rusak dan dapat digunakan dengan optimal.
4. Mengelola Stok Barang dan Persediaan
Stok barang dan persediaan adalah bagian penting dari aset lancar dalam usaha ATK. Untuk mengetahui cara mengelola aset perusahaan berupa stok barang dan persediaan, Anda bisa simak rincian berikut:
-
Pengendalian Stok yang Efisien
Salah satu strategi pengendalian stok yang bisa diterapkan dalam usaha ATK adalah teknik Just-in-Time (JIT), di mana barang hanya diproduksi atau dibeli saat dibutuhkan.
Hal ini penting agar stok barang ATK selalu dalam jumlah yang tepat (tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit). Karena itu, teknik ini memerlukan koordinasi yang baik dengan distributor dan kalkulasi permintaan yang akurat.
-
Sistem Penyimpanan yang Tepat
Selain pengendalian stok, sistem penyimpanan yang tepat juga berperan penting agar barang mudah diakses dan diinventarisasi. Berikut contoh rekomendasi tata letak gudang efisien untuk bisnis ATK:
- Static layout (tata letak statis), di mana setiap rak berisi satu kategori produk agar biayanya lebih murah.
- Cubed layout (tata letak kubus), yaitu memanfaatkan ruang berbentuk kubus bertumpuk untuk menghemat ruang.
- Dynamic layout (tata letak dinamis), yaitu tata letak fleksibel yang bisa diubah sesuai kebutuhan barang.
5. Penggunaan Teknologi dalam Pengelolaan Aset
Dengan menggunakan software manajemen aset, Anda bisa memantau dan mengelola aset secara real-time, sehingga proses pengelolaan menjadi lebih efisien dan akurat.
-
Software Manajemen Aset
Berikut ini beberapa rekomendasi software manajemen aset yang cocok untuk usaha kecil dan menengah:
- Talenta by Mekari
- Hashmicro
- Gamatechno
- Odoo
- AsetKita
Berbagai aplikasi di atas menawarkan fitur-fitur canggih yang memungkinkan perusahaan untuk mendokumentasikan aset secara detail, melacak pergerakan aset, dan melakukan penjadwalan inventarisasi secara otomatis
-
Automasi dan Pengelolaan Stok Digital
Selain menggunakan software manajemen aset, automasi juga bisa diterapkan dalam pengelolaan stok barang. Sistem digital ini bisa mengurangi potensi kesalahan manusia dalam proses pencatatan dan inventarisasi stok.
Salah satu tips yang bisa dicoba yaitu dengan menggunakan teknologi seperti QR code untuk mengubah pendataan aset dari sistem manual ke sistem digital.
6. Mengelola Risiko dan Keamanan Aset
Hal penting lain yang perlu diperhatikan dalam cara mengelola aset perusahaan adalah mengelola risiko seperti potensi kehilangan aset, kerusakan, hingga pencurian.
-
Asuransi Aset
Salah satu solusi untuk menangani risiko di atas adalah dengan mengasuransikan aset perusahaan. Jadi, pilihlah jenis asuransi yang sesuai dengan jenis dan nilai aset Anda.
Melalui asuransi ini, Anda bisa mendapatkan perlindungan finansial jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kebakaran, pencurian, atau bahkan bencana alam.
-
Prosedur Keamanan untuk Aset Fisik
Sebagai perlindungan tambahan, Anda juga bisa mengimplementasikan sistem keamanan seperti kamera CCTV, alarm, dan petugas keamanan untuk melindungi aset fisik di toko atau gudang Anda.
7. Evaluasi dan Pengoptimalan Pengelolaan Aset
Terakhir, jangan lupa lakukan pemantauan dan evaluasi secara berkala agar penggunaan aset selalu optimal.
-
Audit Aset Secara Berkala
Pertama, Anda wajib melakukan audit aset secara terjadwal. Audit ini berfungsi untuk memverifikasi apakah data yang tercatat sesuai dengan kondisi nyata di lapangan.
Tahap-tahapnya yaitu, lakukan inventarisasi ulang, kemudian verifikasi fisik, penilaian kinerja aset, dan susun hasilnya dalam bentuk dokumentasi serta laporan. Dari situ, Anda bisa memutuskan tindak lanjut yang tepat.
-
Pengoptimalan Penggunaan Aset
Berikut ini beberapa tips yang dapat diterapkan untuk memaksimalkan penggunaan aset Anda:
- Analisis seberapa sering dan seberapa efektif aset digunakan.
- Lakukan pemeliharaan secara teratur.
- Gunakan teknologi yang dapat meningkatkan efisiensi penggunaan.
- Berikan training pada karyawan yang bertugas mengelola aset.
Salah satu contoh kasus di mana optimalisasi aset berhasil meningkatkan efisiensi dan profitabilitas bisa dilihat dari penelitian yang dilakukan di Badan Usaha Milik Desa (BUMDes) di Parongpong.
Hasil analisis dari 35 sampel data menunjukkan bahwa pengelolaan aset desa dan optimalisasi BUMDes yang dilakukan berhasil berdampak positif terhadap peningkatan pendapatan desa tersebut.
Wujudkan Usaha ATK Anda Bersama Distributor ATK Terlengkap Bangkit Perkasa Sukses
Selain menerapkan cara mengelola aset perusahaan di atas, Anda juga butuh mitra distributor ATK berkualitas seperti PT Bangkit Perkasa Sukses untuk memastikan usaha Anda berjalan dengan baik.
Baca juga berbagai tips terkini lainnya seputar bisnis ATK di halaman blog kami, dan cek pilihan produk ATK unggulan kami di sini. Terakhir, segera hubungi kami untuk memesan dengan harga terbaik!
