Stock opname adalah bagian penting dari bisnis ATK yang tidak boleh dilewatkan. Proses ini akan membantu Anda untuk memanajemen persediaan stok produk ATK dengan lebih baik. Dengan catatan ini, perusahaan akan mengetahui ketersediaan produk secara akurat dan sesuai.
Tanpa adanya stock opname, dapat meningkatkan risiko terjadinya kesalahan dalam mencatat pergerakan barang sehingga data stok menjadi tidak akurat. Hal ini bisa terjadi akibat adanya salah pencatatan, pencurian, atau hal lainnya yang bisa memengaruhi operasi dan profit bisnis.
Apa Itu Stock Opname?
Stock opname adalah sebuah proses penghitungan stok barang yang ada di gudang sebelum dijual atau dipasarkan. Kegiatan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti. Tujuannya, agar tidak terjadi kesalahan penghitungan.
Dalam dunia bisnis, termasuk bisnis ATK, stock opname berfungsi untuk membantu mencegah terjadinya kecurangan, kehilangan barang, serta memastikan bahwa perusahaan memiliki data yang akurat terkait persediaan.
Stock opname yang dilakukan secara manual tentu dapat menguras energi dan waktu. Namun, kini Anda bisa melakukannya dengan lebih mudah berkat adanya teknologi canggih. Salah satunya yaitu teknologi IoT berupa barcode atau RFID.
Mengapa Stock Opname Penting untuk Usaha ATK?
Dalam bisnis ATK, stock opname juga sangat penting dilakukan. Adapun beberapa alasan pentingnya stock opname adalah sebagai berikut:
1. Mengontrol Stok Barang
Dengan melakukan stock opname, Anda dapat memastikan bahwa jumlah barang yang tercatat dalam sistem sesuai dengan stok yang ada di gudang. Hal ini membantu menghindari overstocking atau kekurangan stok yang bisa berdampak pada penjualan dan kepuasan pelanggan.
Sebagai contoh, jika Anda memiliki stok yang berlebih, barang-barang tersebut mungkin akan menjadi usang atau rusak seiring waktu, terutama untuk produk yang memiliki masa pakai terbatas.
Di sisi lain, jika stok Anda terlalu sedikit, Anda mungkin tidak bisa memenuhi permintaan pelanggan, yang bisa mengakibatkan kehilangan penjualan dan merusak reputasi bisnis Anda.
2. Mencegah Kehilangan dan Kerugian
Stock opname juga penting untuk mencegah kehilangan dan kerugian dalam bisnis ATK. Kehilangan barang bisa terjadi karena berbagai alasan, seperti pencurian, kesalahan pencatatan, atau kerusakan barang.
Dengan melakukan stock opname secara berkala, Anda dapat mendeteksi ketidaksesuaian antara catatan dan stok gudang dengan cepat. Selain itu, dengan mengetahui persediaan barang yang ada, Anda dapat mengidentifikasi produk yang tidak laku atau yang memiliki pergerakan lambat.
Salah satu contoh kasus yang sering terjadi dalam usaha ATK yaitu ditemukannya selisih antara jumlah jumlah kertas yang disimpan di gudang dan jumlah pada sistem. Hal ini bisa terjadi akibat ada barang yang digunakan dan belum dilaporkan, atau salah pencatatan pada saat penjualan.
3. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Stock opname juga berperan dalam meningkatkan efisiensi operasional bisnis ATK. Dengan mengetahui stok barang yang tersedia, Anda dapat merencanakan pengadaan barang dengan lebih baik, menghindari kekosongan stok, dan mengoptimalkan pergerakan barang masuk dan keluar.
Selain itu, stock opname memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi tren permintaan pelanggan. Dengan data yang akurat mengenai barang yang paling laris, Anda bisa fokus pada produk-produk yang lebih menguntungkan, sekaligus mengurangi pembelian barang yang kurang diminati.
Langkah-Langkah Melakukan Stock Opname
Dalam pelaksanaan stock opname, tentu ada beberapa langkah yang bisa Anda lakukan. Adapun langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk melakukan stock opname adalah sebagai berikut:
1. Persiapan Sebelum Stock Opname
Sebelum melakukan stock opname ada beberapa persiapan yang harus dilakukan. Mulai dari menyiapkan beberapa alat dan bahan yang diperlukan, seperti alat hitung, daftar barang, dan lembar pencatatan. Pastikan semua stok sudah dilengkapi oleh kode atau barcode agar penghitungan dapat dilakukan dengan mudah.
Selain itu, buat jadwal rutin untuk melakukan kegiatan ini. Anda bisa melakukannya setiap minggu, bulan, atau 3 bulan sekali. Anda bisa menyesuaikan sendiri dengan pergerakan produk ATK.
2. Proses Stock Opname
Dalam pelaksanaannya, berikut beberapa langkah yang dapat Anda lakukan:
- Pastikan seluruh transaksi produk sudah diinput pada program
- Cetak data tersebut, lalu berikan pada pihak accounting atau audit sebagai acuan
- Selanjutnya, lakukan rekam stok. Jangan lupa untuk menandai barang yang telah diperiksa dan dihitung
- Segera input data yang terdapat pada lembar print out ke dalam program agar diketahui perbedaannya
- Cek kembali untuk mengidentifikasi kesalahan perhitungan stok
3. Evaluasi Hasil Stock Opname
Setelah proses pengecekan sudah selesai, jangan lupa evaluasi hasil dari stock opname tersebut. Perhatikan jumlah produk yang baru saja Anda periksa dengan yang tersedia pada sistem. Jika terdapat perbedaan, bisa jadi terjadi karena kehilangan, pencurian, atau kesalahan pemeriksaan.
Bila hal ini terjadi, Anda bisa melakukan pengecekan ulang untuk mengidentifikasi apa penyebabnya. Cek apakah ada perbedaan dalam prosedur penerimaan, penyimpanan, atau pengeluaran barang yang bisa menyebabkan selisih.
Tips untuk Memaksimalkan Hasil Stock Opname
Tujuan utama dari stock opname adalah untuk menghindari adanya perbedaan dari stok barang yang ada di gudang dengan yang ada di sistem. Untuk memaksimalkan proses ini, berikut beberapa tips yang dapat dilakukan:
1. Melakukan Stock Opname secara Berkala
Salah satu kunci untuk memaksimalkan hasil stock opname adalah melakukannya secara berkala. Stock opname yang dilakukan dengan kurun waktu yang konsisten. Misalnya, setiap akhir tahun, 3 bulan sekali, 6 bulan sekali, atau periode tertentu.
Dengan jadwal yang teratur, perusahaan dapat dengan cepat mendeteksi perbedaan antara stok gudang dengan catatan. Anda juga bisa segera mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi, seperti pencurian, barang rusak, atau kesalahan pencatatan.
Penting juga untuk menentukan jadwal stock opname yang tidak mengganggu operasi bisnis. Misalnya, lakukan stock opname saat aktivitas penjualan sedang rendah, seperti di luar jam kerja atau pada akhir pekan. Dengan demikian, proses stock opname dapat berjalan lebih lancar tanpa mengganggu pelayanan kepada pelanggan.
2. Menggunakan Teknologi dalam Stock Opname
Di era digital seperti sekarang, penggunaan teknologi dalam stock opname menjadi sebuah keharusan. Dengan bantuan perangkat lunak dan alat-alat canggih, proses stock opname dapat dilakukan dengan lebih cepat, akurat, dan efisien.
Contoh alat stock opname yang bisa Anda gunakan di antaranya Hashmicro, Fishbowl Inventory, Zoho, dan masih banyak lagi.
3. Melibatkan Karyawan dalam Proses Stock Opname
Melibatkan karyawan dalam proses stock opname tidak hanya membantu mempercepat pekerjaan tetapi juga meningkatkan akurasi dan transparansi. Karyawan yang terlibat langsung dalam pengelolaan barang biasanya lebih memahami detail stok dan penyimpanannya.
Selain itu, melibatkan mereka juga dapat membangun rasa tanggung jawab dan kepedulian terhadap keakuratan persediaan. Sebelum memulai, pastikan karyawan telah mendapatkan pelatihan yang memadai agar dapat menjalankan tugas stock opname dengan benar.
6 Kesalahan Umum dalam Stock Opname dan Cara Menghindarinya
Dalam proses stock opname, ada beberapa kesalahan umum yang kerap dilakukan. Adapun kesalahan tersebut di antaranya:
- Tidak melakukan stock opname secara teratur
- Tidak menggunakan teknologi yang tepat
- Tidak memverifikasi hasil penghitungan
- Melibatkan terlalu sedikit atau terlalu banyak orang
- Tidak menyimpan catatan dari stock opname sebelumnya
- Tidak menghentikan aktivitas gudang saat stock opname.
Wujudkan Usaha ATK Anda Bersama Distributor ATK Terlengkap Bangkit Perkasa Sukses
Stock opname adalah langkah penting untuk memastikan kesesuaian stok gudang dengan catatan. Butuh informasi menarik lainnya seputar bisnis ATK? Anda bisa mampir ke artikel Bangkit Perkasa lainnya.
Bangkit Perkasa merupakan distributor ATK tepercaya. Anda bisa menemukan banyak jenis ATK, seperti lakban, buku tulis, amplop, dan produk lainnya. Hubungi kami untuk pemesanan dan dapatkan harga terbaik!
