Pahami Fungsi Perforator, Jenisnya, dan Peralatan Kantor Umum

Secara umum, fungsi perforator adalah untuk melubangi permukaan kertas secara rapi dan sempurna. Alat ini merupakan salah satu peranti yang berguna dalam pengarsipan. Dengan menggunakan alat ini Anda dapat meminimalisir timbulnya robekan pada kertas yang akan diarsipkan. 

Alat pelubang kertas atau dikenal juga dengan sebutan plong kertas ini terdiri dari beberapa jenis dengan fungsinya masing-masing. Lantas, apa saja jenis dan fungsi dari perforator tersebut? Peranti apa saja yang termasuk sebagai peralatan pengarsipan selain perforator? Berikut informasinya. 

Fungsi Perforator, Jenis-Jenis, dan Beragam Peralatan Kantor Lainnya

Sebelum membahas lebih lanjut, sebaiknya pahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan plong kertas dan cara kerjanya. Pengertian perforator adalah sebuah alat dari besi yang digunakan untuk melubangi kertas tanpa merusak sisi kertas lainnya.  

Plong kertas biasanya digunakan untuk melubangi kertas, kulit, karton, dan beberapa media lainnya. Itu sebabnya, perforator kerap dijumpai di perkantoran, organisasi, sekolah, jasa fotocopy dan penjilidan, serta tempat-tempat lain yang membutuhkan alat untuk melubangi kertas dengan rapi. 

Prinsip kerja dari alat ini cukup sederhana yaitu dengan memasukkan atau menyisipkan kertas yang telah disusun rapi ke sela-sela bagian tengah perforator. Saat melakukannya, pastikan tepi kertas menyentuh bagian dalam tepi perforator. Setelah itu, barulah pegas perforator ditekan dengan kuat sampai susunan kertas berlubang secara sempurna. 

Pemahaman tentang Jenis dan Fungsi Perforator

Hingga saat ini, alat pelubang kertas telah berkembang dan memiliki beberapa jenis yang disesuaikan dengan kebutuhan. Tak heran jika fungsi dari masing-masing jenisnya pun berbeda walaupun pada prinsipnya sama, yaitu untuk melubangi kertas. Beberapa jenis perforator yang ada di pasaran saat ini diantaranya adalah: 

1. Perforator Satu Lubang

Jenis plong kertas yang pertama disebut sesuai dengan jumlah lubang yang dimilikinya yaitu perforator satu lubang. Dikarenakan hanya memiliki satu lubang, tak heran jika ukuran plong kertas jenis ini juga kecil, jika dilihat sepintas mirip dengan tang. Biasanya, perforator jenis ini adalah untuk melubangi kertas berukuran kecil seperti tiket, kertas karton, kartu identitas siswa, kartu perpustakaan, dan lain sebagainya. 

2. Perforator Dua Lubang

Jenis plong kertas yang kedua disebut dengan perforator dua lubang. Alat ini akan menghasilkan dua buah lubang sejajar dengan jarak tertentu, sesuai dengan ukurannya. Biasanya, perforator dua lubang ini berfungsi untuk melubangi kertas, catatan, atau dokumen yang akan disimpan (diarsipkan) di tempat tertentu. Misalnya saja disimpan dalam map Snelhecter. 

Merupakan map yang terbuat dari kertas atau plastik dengan besi penjepit yang terletak di bagian tengah. Fungsi dari besi penjepit itu adalah untuk menjepit atau mencapit kertas yang telah dilubangi sebelumnya. 

Berdasarkan fungsinya tersebut, perforator dua lubang ini paling kerap ditemukan di area perkantoran. Sebab, keberadaannya sangat membantu para karyawan dalam mengarsipkan berbagai dokumen penting.

3. Perforator Mata Ayam

Jenis yang ketiga disebut dengan perforator mata ayam atau biasa disebut sebagai eyelet. Fungsi perforator ini adalah untuk membuat lubang khusus guna memasang eyelet atau mata ayam yang terbuat dari bahan logam atau metal. Eyelet ini digunakan untuk menyatukan beberapa kertas agar terlihat lebih rapi dan kokoh. 

Biasanya, plong kertas jenis ini dilengkapi dengan tuas yang kuat. Sebab, perforator mata ayam kerap digunakan untuk melubangi bahan yang cukup tebal. Misalnya, beberapa lembar kertas yang ditumpuk menjadi satu, karton, kulit, dan lain sebagainya.  

4. Perforator Enam Lubang

Untuk jenis plong kertas yang kelima disebut dengan perforator enam lubang yang berguna untuk membuat 6 lubang sekaligus pada kertas yang panjang. Kertas-kertas tersebut biasanya akan disimpan dalam sebuah binders ring dengan banyak penjepit. 

5. Perforator Multiple

Jenis terakhir disebut dengan perforator multiple karena memiliki kemampuan untuk melubangi kertas dalam jumlah yang banyak yaitu mulai 2 hingga 24 buah lubang. Alat plong kertas yang satu ini biasanya dipakai untuk melubangi kertas berdimensi besar yang disatukan dengan menggunakan teknik jilid spiral.  

Peralatan Kantor Penunjang Kearsipan selain Perforator

Setelah memahami apa saja jenis dan fungsi perforator, saatnya untuk mengenal jenis peralatan kearsipan lainnya. Informasi ini cukup penting untuk diketahui karena penyimpanan data secara manual tetap dibutuhkan di samping menyimpan data perusahaan secara komputerisasi. Beberapa peralatan yang menunjang kearsipan diantaranya adalah sebagai berikut: 

1. Filing Cabinet

Merupakan peralatan kearsipan yang terbuat dari kayu, plastik, atau logam guna menyimpan file atau berkas ke dalam laci. Filling cabinet ini memiliki slide agar mudah untuk dibuka serta semacam pengunci untuk menahan laci agar tidak terlepas saat ditarik. 

Anda bisa menempelkan label di bagian depan laci agar lebih mudah saat mencari berkas yang dibutuhkan. Sebagian filling cabinet dilengkapi dengan kunci khusus agar berkas tersimpan dengan aman. 

2. Ordner

Fungsi peralatan arsip yang satu ini adalah sebagai wadah untuk menyimpan berkas berkapasitas besar. Di bagian dalam ordner terdapat binder ring yang berguna untuk menjepit berkas-berkas. Disinilah fungsi perforator dibutuhkan yaitu melubangi berkas-berkas tersebut sebelum dimasukkan ke dalam ordner. 

3. Map Arsip

Fungsi alat ini serupa dengan ordner yaitu untuk menyimpan berkas namun dalam skala kecil. Bahan material map arsip atau disebut juga map folder ini terbuat plastik dan kertas serta terdiri dari beberapa jenis seperti Hanging Folder, Stopmap Folio, Map Folder, dan Map Snelhecter. 

4. Lemari Arsip

Seperti halnya filing cabinet, lemari arsip juga berfungsi untuk penyimpanan berkas namun bentuknya mirip dengan lemari pakaian dan terbuat dari kayu atau besi. Cara penyimpanan berkasnya pun berbeda, yaitu dengan meletakkan ordner berisi arsip secara berdiri menyamping atau langsung ditumpuk.  

5. Rotary

Peralatan arsip yang satu ini berguna untuk menaruh berkas  dengan kapasitas yang lebih banyak dari filing cabinet. Keunikan alat yang bernama rotary ini adalah bisa digerakkan secara berputar. 

6. Rak Arsip

Jika ingin menyimpan arsip secara menyamping atau lateral, maka Anda membutuhkan rak arsip. Namun sebelumnya, pastikan berkas-berkas telah dikelompokkan dan dimasukkan ke ordner sesuai dengan kategorinya masing-masing serta di setiap ordner harus diberi label untuk mempermudah pencarian berkas. 

7. Stapler

Alat yang satu ini kerap ditemukan di berbagai tempat mulai dari rumah, kantor, tempat usaha, dan lain-lain. Fungsi stapler adalah untuk menyatukan beberapa lembar kertas dengan isi staples yang terbuat dari metal berbentuk “U”.

8. Map Snelhecter

Untuk jenis alat kearsipan yang satu ini memiliki berbagai varian warna untuk mempermudah pengguna dalam membedakan isi berkasnya. Map Snelhecter terbuat dari plastik atau kertas yang dilengkapi dengan besi di bagian tengahnya. Anda bisa menggeser/membuka sisi atas dan bawahnya dan masukkan berkas yang telah dilubangi dengan perforator di bagian besi yang mengacung ke atas lalu geser kembali kedua sisi besi untuk mengunci.   

Kesimpulan

Itulah beberapa jenis peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan untuk menyimpan berkas-berkas penting selain perforator. Sebenarnya, masih banyak lagi jenis peralatan arsip lainnya yang dibutuhkan seperti label, numerator, hanging map, alat sortir, guide, dan stopmap folio. 

Intinya, semakin lengkap peralatan arsip yang dimiliki semakin mudah dan aman penyimpanan berkas tersebut. Anda bisa memesan semua alat kearsipan dan kebutuhan ATK untuk kantor pada Distributor ATK dan lakban Bangkit Perkasa yang memberikan layanan pengiriman hingga ke seluruh Indonesia. Mau mencari jenis plong kertas berdasarkan fungsi perforator atau peralatan arsip lainnya, langsung saja hubungi kami sekarang.