Daftar Inventaris Kantor yang Wajib Dimiliki

Daftar inventaris kantor adalah daftar aset atau barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan dan digunakan untuk kelancaran operasional perusahaan. Pembuatan daftar inventaris penting dilakukan untuk memudahkan dalam pengelolaan aset.

Daftar inventaris sendiri biasanya berisi rincian nama aset, tanggal pembelian, lokasi, kondisi, dan sejenisnya. Pembuatan daftar inventaris sendiri cukup mudah bisa dilakukan secara manual, menggunakan Microsoft Excel maupun aplikasi.

Jenis-Jenis Daftar Inventaris Kantor

Agar pegawai dapat melakukan tugasnya dengan maksimal, maka diperlukan sarana dan prasarana kantor yang memadai. Inventaris kantor sendiri terbagi menjadi 2 jenis, yaitu habis pakai dan tidak habis pakai. Lalu, apa perbedaan dari kedua jenis inventaris di atas? Berikut ulasannya:

1. Barang Habis Pakai

Dilansir dari asdf.id, barang habis pakai merupakan barang yang hanya bisa dipakai dalam batas waktu atau jumlah tertentu misalnya barang hanya bisa dipakai satu kali saja. Setelah mencapai batas waktu atau jumlah yang ditentukan, maka barang akan habis atau tidak dapat digunakan lagi. 

Barang jenis ini biasanya tidak dapat dipulihkan dan hanya bisa diganti setelah batas waktu atau jumlah pemakaian tercapai. Pemakaian barang ini cenderung lebih mudah karena tidak membutuhkan perawatan. Dalam administrasi, jenis barang ini biasanya akan masuk pada buku catatan barang non inventaris. 

2. Barang Tidak Habis Pakai

Barang tidak habis pakai merupakan barang yang bisa dipakai tanpa ada batasan waktu atau jumlah. Jenis barang ini bisa dipakai lebih dari 1 kali tidak seperti barang habis pakai. Karena tidak habis pakai, maka Anda perlu melakukan perawatan agar barang tidak mudah rusak. 

Dalam administrasi, barang ini nantinya akan dimasukkan ke dalam buku golongan inventaris dan buku induk. 

Daftar Inventaris Kantor berdasarkan Jenis-jenisnya

Untuk memudahkan Anda dalam memahami jenis-jenis inventaris kantor, berikut contoh inventaris kantor berdasarkan jenisnya:

1. Inventaris Barang Habis Pakai

Terdapat beberapa contoh barang habis pakai di kantor. Berikut adalah daftar barang-barang tersebut:

• • Kertas
  • Pulpen
  • Stapless
  • Map
  • Amplop
  • Buku agenda
  • Spidol
  • Buku kwitansi
  • Tape atau lakban
  • Tinta printer
  • Lem
  • Paper clip
  • Label

Barang-barang di atas, dapat habis setelah pemakaian dalam jumlah dan waktu tertentu. Jika sudah habis masa pakainya, maka Anda perlu membeli atau mengganti barang tersebut dengan yang baru. Anda bisa mengandalkan Distributor ATK dan Lakban Bangkit Perkasa.

2. Inventaris Barang Tidak Habis Pakai

Terdapat beberapa contoh barang tidak habis pakai di kantor. Berikut adalah daftar barang-barang tersebut:

• • Meja
  • Kursi
  • Lemari arsip
  • Rak arsip
  • Komputer
  • Laptop
  • Stapler 
  • Kalkulator
  • Penggaris
  • Gunting
  • Scanner
  • Pervorator
  • Printer
  • Stempel
  • Penghapus spidol
  • Papan tulis

Manfaat Membuat Daftar Inventaris Kantor

Pembuatan daftar inventaris memiliki sejumlah manfaat. Apa saja itu? Di bawah ini merupakan daftar dan masing-masing penjelasannya:

1. Menghitung Jumlah Aset

Manfaat yang pertama adalah memudahkan dalam menghitung jumlah semua aset yang dimiliki perusahaan secara akurat. Dengan adanya daftar inventaris untuk kantor, juga akan menciptakan akuntabilitas serta transparansi perusahaan. 

2. Mengelola Inventaris

Seperti yang sudah disebutkan di atas, daftar inventaris biasanya berisi rincian nama, harga, tanggal pembelian, sampai kondisi dan letak barang. Daftar tersebut akan memudahkan Anda dalam mengelola aset dan mencegah barang inventaris kantor hilang. 

3. Merencanakan Anggaran

Pembuatan daftar inventaris juga akan memudahkan pegawai dalam membuat perencanaan anggaran aset mulai dari anggaran pengadaan, anggaran perawatan, dan anggaran penggantian barang kantor.

Dengan perencanaan anggaran yang jelas dan akurat, maka dapat menekan pemborosan dan menghindari membeli aset kantor yang tidak diperlukan. 

4. Menghitung Kekayaan Perusahaan

Selain dapat mempermudah mengetahui jumlah inventaris kantor secara akurat, daftar inventaris juga dapat mempermudah untuk mengetahui jumlah kekayaan yang dimiliki perusahaan.

5. Perencanaan Perawatan atau Penggantian

Adanya daftar inventaris seperti tanggal pembelian dan kondisi barang kantor, maka dapat mempermudah untuk merencanakan jadwal perawatan barang kantor tidak habis pakai atau penggantian barang yang sudah tidak bisa dipakai lagi. 

Daftar inventaris juga akan memudahkan dalam melakukan jadwal perbaikan pada barang tidak habis pakai yang mengalami kerusakan. 

Langkah-Langkah Menyusun Inventaris Kantor

Ada dua cara yang bisa dilakukan untuk menyusun daftar inventaris yaitu secara manual dan secara digital. Berikut tips dan langkah-langkah yang bisa dilakukan untuk menyusun inventaris kantor.

1. Mengumpulkan Data Barang Inventaris Kantor

Tahap pertama, Anda perlu mencatat dan mengumpulkan segala data mengenai barang inventaris yang ada di kantor. Kemudian, kelompokkan data tersebut berdasarkan jenis atau lokasi dimana barang diletakkan. 

Anda bisa mengelompokkan barang berdasarkan jenisnya seperti barang habis pakai dan barang tidak habis pakai. Atau kategori lain misalnya barang persediaan dan barang kekayaan tetap perusahaan. 

2. Menyusun Daftar Inventaris Kantor

Setelah data inventaris lengkap dan sudah dikategorikan maka saatnya penyusunan daftar inventaris. Penyusunan data bisa dilakukan dengan cara manual menggunakan buku, Microsoft Excel atau dengan aplikasi khusus.

Untuk penyusunan data bisa dilakukan dengan membuat tabel. Adapun rincian informasi tabel bisa disesuaikan dengan kebutuhan. 

Contoh informasi yang bisa dimasukkan pada tabel diantaranya yaitu kode barang, nama, jenis, jumlah, harga pembelian, kondisi barang serta lokasinya.

Setelah tabel selesai dibuat, Anda bisa memasukkan data inventaris pada tabel. Untuk menghindari data hilang, Anda bisa membuat salinan baik pada penyimpanan online atau pada flashdisk.

Selain menggunakan Microsoft Excel dan buku, Anda juga bisa menyusun daftar inventaris dengan menggunakan aplikasi khusus inventaris. Penggunaan aplikasi memiliki kelebihan untuk meminimalisir terjadinya human error. 

Pada aplikasi khusus inventaris kantor biasanya sudah disediakan templat atau tabel informasi sehingga Anda tidak perlu membuatnya lagi secara manual. Anda cukup memasukkan data inventaris sesuai dengan informasi yang diperlukan pada tabel. 

Setelah selesai menginput data, aplikasi akan menunjukkan data jumlah barang dan kondisi barang secara real time. Dalam pembuatan aplikasi khusus inventaris, Anda juga bisa meminta informasi atau fitur tambahan sesuai dengan kebutuhan kantor Anda. 

3. Perbarui Data secara Berkala

Kondisi dan jumlah barang semakin lama tentu akan mengalami perubahan. Agar informasi pada data inventaris pada tabel selalu akurat, maka Anda perlu melakukan pengecekan dan memperbarui data secara berkala. 

Pembaruan data juga akan memudahkan pembuatan jadwal penggantian, perawatan, serta perbaikan secara akurat. 

4. Cek Kembali Daftar yang Sudah Dibuat

Jika daftar inventaris sudah selesai disusun, maka tahap selanjutnya adalah mengecek kembali data Anda apakah sudah sesuai dengan data di lapangan atau belum. Hal tersebut perlu dilakukan untuk menghindari kesalahan data inventaris yang tidak akurat. 

Lengkapi Daftar Inventaris Kantor Anda bersama Distributor ATK dan Lakban Inventaris Bangkit Perkasa!

Pengelolaan aset atau inventaris mulai dari pengadaan maupun penggantian akan semakin mudah dan efektif jika Anda memiliki data inventaris yang akurat. Tanpa adanya daftar inventaris yang jelas, bisa berisiko barang hilang, tidak terawat dan pembelian barang tidak sesuai kebutuhan. 

Anda bisa melengkapi, mengganti atau melakukan pengadaan inventaris kantor dengan mudah bersama Distributor ATK dan Lakban Bangkit Perkasa. Bangkit Perkasa menyediakan beragam barang inventaris kantor baik barang habis pakai seperti pulpen dan map maupun barang tidak habis pakai seperti stapler. Kami menerima pembelian alat tulis dan lakban dalam jumlah besar (bulk buying), serta pengiriman ke seluruh Indonesia.

Itulah beberapa daftar inventaris kantor yang wajib dimiliki. Daftar tersebut bisa disesuaikan dengan kebutuhan kantor Anda. Untuk informasi lebih lanjut terkait pemesanan dan kerja sama, Anda dapat menghubungi kami. Kunjungi laman produk Bangkit Perkasa untuk melihat ragam produk yang tersedia, dan pelajari informasi terkini seputar kebutuhan alat tulis dan lakban melalui laman blog Bangkit Perkasa.