Jangan Salah Anggaran! Ini Beda Perlengkapan & Peralatan Kantor

Dalam dunia perkantoran, pengelolaan aset dan anggaran menjadi hal yang sangat penting. Salah satu kesalahan umum yang sering terjadi adalah tidak mengetahui perbedaan perlengkapan dan peralatan kantor.

Meski terlihat mirip, keduanya memiliki fungsi, karakteristik, dan pencatatan akuntansi yang berbeda. Mengetahui perbedaannya akan membantu perusahaan dalam membuat keputusan pembelian yang lebih bijak dan efisien.

Apa Itu Peralatan Kantor (Office Equipment)?

Peralatan kantor merupakan barang-barang yang digunakan dalam operasional kantor sehari-hari dan memiliki masa pakai dalam jangka panjang. 

Biasanya, peralatan kantor dikelompokkan sebagai aset perusahaan karena sifatnya yang tahan lama dan nilainya relatif tinggi. Ini lah perbedaan perlengkapan dan peralatan kantor.

Ciri utama dari peralatan kantor adalah penggunaannya yang kontinu, kebutuhan perawatan, serta bisa dicatat sebagai aktiva tetap dalam laporan keuangan. 

Contoh peralatan kantor meliputi meja, kursi, lemari arsip, komputer, printer, hingga mesin absensi atau mesin penghitung uang.

Karakteristik peralatan kantor, di antaranya:

• Digunakan untuk mendukung produktivitas jangka panjang.
• Perlu perawatan dan biasanya memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun.
• Nilainya cenderung lebih mahal dan tidak habis pakai.
• Dicatat sebagai investasi modal perusahaan.

Keberadaan peralatan kantor sangat penting karena menjadi landasan utama operasional. Tanpa peralatan yang memadai, efisiensi dan efektivitas kerja karyawan dapat terganggu.

Apa Itu Perlengkapan Kantor (Office Supplies)?

Berbeda dengan peralatan, perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan dalam kegiatan operasional harian dan biasanya habis pakai. 

Nilainya cenderung lebih kecil dan dibeli secara rutin sebagai bagian dari belanja operasional (operational expenditure). Perlengkapan kantor tidak dicatat sebagai aset tetap, melainkan sebagai biaya langsung dalam pembukuan.

Karakteristik perlengkapan kantor, antara lain:

• Barang habis pakai atau sering diganti. Biasanya pemakaian kurang dari setahun.
• Tidak memerlukan perawatan khusus.
• Biasanya tidak perlu dicatat sebagai aset tetap, hanya biaya operasional.
• Nilainya relatif kecil.

Perbedaan perlengkapan dan peralatan kantor lebih jelas bisa dilihat dari contohnya. Berikut beberapa contoh perlengkapan kantor:

• Kertas HVS dan amplop
• Pulpen, pensil, dan spidol
• Lakban dan stapler
• Tinta printer dan cartridge
• Map, ordner, dan binder
• Post-it dan memo pad

Karena bersifat konsumtif dan sering digunakan sehari-hari, perlengkapan kantor perlu diatur dengan baik agar stok selalu tersedia dan tidak menimbulkan pemborosan.

Perbedaan Perlengkapan Kantor dan Peralatan Kantor

Setelah mengetahui pengertiannya secara singkat, berikut akan dibahas soal perbedaan peralatan dan perlengkapan kantor secara mendalam.

1. Fungsi

Peralatan kantor adalah barang yang fungsinya sebagai penunjang aktivitas dalam bekerja. Sementara perlengkapan kantor berfungsi untuk membuat pekerjaan jadi lebih lancar.

2. Jenis Benda

Benda-benda yang tergolong sebagai peralatan kantor ialah komputer, meja, kursi, hingga lemari. Untuk perlengkapan, contoh bendanya yaitu alat tulis layaknya pulpen, map, amplop, maupun stapler.

3. Jangka Waktu Pemakaian

Peralatan kantor masa pakainya lebih lama sementara perlengkapan lebih singkat.

Jenis Peralatan Kantor

Untuk mempermudah pengelolaan, peralatan kantor dapat dibagi menjadi beberapa kategori, antara lain:

• Peralatan Teknologi

Seperti komputer, monitor, scanner, printer, mesin fotocopy, dan jaringan internet. Alat-alat ini sangat krusial di era digital untuk menunjang produktivitas. Harganya juga relatif tinggi, tergantung spesifikasi dan kebutuhan.

a. Printer dan Mesin Fotokopi

Untuk mencetak dan memperbanyak dokumen, kantor memerlukan printer dan mesin fotokopi.

b. Absensi Machine

Peralatan ini berfungsi untuk mencatat kehadiran pekerja dengan mengandalkan sidik jari.

• Peralatan Furnitur

Termasuk meja kerja, kursi ergonomis, rak buku, dan kabinet. Desain untuk furnitur biasanya sesuai dengan kantor dan kenyamanan karyawan. Bahkan untuk kantor arsitektur atau sejenisnya, seluruh furnitur mendapat perhatian khusus. 

a. Meja

Meja digunakan sebagai tempat untuk meletakkan komputer hingga tempat menulis. Dengan menggunakan peralatan ini, maka ruangan jadi lebih rapi.

b. Kursi

Kursi dibutuhkan sebagai tempat duduk pekerja. Untuk mendukung kenyamanan, pastikan kursinya berkualitas.

c. Lemari Penyimpanan Dokumen

Supaya arsip dokumen rapi, Anda bisa menggunakan lemari. Dengan memiliki lemari, dokumen bisa terlindungi dari kerusakan.

• Peralatan Presentasi

Seperti proyektor, papan tulis digital, atau sistem audio-visual. Biasanya digunakan dalam ruang rapat atau kegiatan pelatihan. Tujuannya untuk melakukan presentasi atau penyajian data kepada karyawan.

• Peralatan Keamanan dan Pendukung

Misalnya CCTV, brankas, mesin absensi, dan pemadam api ringan (APAR). Peralatan ini menunjang keamanan dan pengelolaan kantor secara menyeluruh.

• Perangkat Komunikasi

Termasuk telepon kantor, telegram, handphone kantor, interkom, hingga perangkat konferensi jarak jauh. 

Jenis peralatan ini masuk dalam pencatatan inventaris kantor. Jadi, kalau barang yang ada nilainya tahan lama, maka Anda wajib memasukkannya pada peralatan kantor.

Jenis Perlengkapan Kantor

Perbedaan perlengkapan dan peralatan kantor juga bisa Anda cermati dari jenisnya. Perlengkapan kantor memiliki banyak macam dengan fungsi mendukung pekerjaan harian. Berikut jenis-jenis utamanya:

1. Alat Tulis Kantor (ATK)

Termasuk bolpoin, penghapus, penggaris, pensil, stabilo, dan sebagainya. Beberapa jenis alat tulis kantor yang masih dibutuhkan meskipun teknologi sudah canggih yaitu:

Pulpen

Pulpen sebagai alat menulis penting untuk disediakan. Jika membutuhkan pulpen berkualitas, Anda bisa menggunakan pulpen dari PT Bangkit Perkasa Sukses.

Pensil

Pensil perlu dimiliki untuk mencatat maupun membuat sketsa. Rekomendasi pensil dapat dicek di sini.

Correction Tape

Saat ada kesalahan penulisan, correction tape bisa digunakan. Cek rekomendasinya di sini.

Spidol

ATK yang juga perlu tersedia di kantor yaitu spidol. Perlengkapan ini digunakan ketika ingin menuliskan di papan tulis.

Kertas HVS

Untuk mencetak, kertas HVS diperlukan. Rekomendasi kertas HVS bisa dicek di sini.

Lem Kertas

Lem kertas merupakan perlengkapan yang juga penting dimiliki oleh kantor untuk kebutuhan tempel-menempel.

Buku Tulis Hardcover

Untuk mencatat hingga melakukan pembukuan, pastikan kantor Anda menyediakan buku tulis hardcover.

2. Perlengkapan Cetak dan Arsip

Seperti kertas berbagai ukuran, tinta printer, plastik laminasi, dan label stiker.

• Nota

Nota adalah perlengkapan yang fungsinya sebagai bukti transaksi. Dengan nota, maka kantor bisa mencatat detail transaksi yang dilakukan.

3. Perlengkapan Pengemasan dan Pengiriman

Lakban, bubble wrap, amplop besar, serta dokumen pengiriman.

• Amplop: Amplop digunakan ketika ingin mengirim dokumen. Jika butuh rekomendasi, bisa dicek di sini.

• Stapler: Perlengkapan yang juga bisa digunakan untuk menyatukan dokumen yaitu stapler.

• Lakban: Lakban merupakan perlengkapan yang memiliki banyak kegunaan. Pastikan kantor Anda menyediakan lakban untuk beragam kebutuhan.

• Stamp Pad: Stamp pad punya fungsi sebagai tempat menampung tinta agar stempel kantor bisa digunakan dengan baik. 

4. Perlengkapan Penunjang Kebersihan dan Pantry

Tisu, sabun cuci tangan, gelas plastik, kopi dan teh sachet, yang umumnya tersedia untuk kebutuhan harian di pantry kantor.

5. Perlengkapan Penyimpanan Dokumen

Alat penyimpan dokumen, atau peralatan kearsipan, adalah berbagai macam benda yang digunakan untuk menyimpan, mengatur, dan melindungi dokumen atau arsip. Contohnya seperti map folder, ordner, rak dokumen, dan kotak arsip.

• Stofmap: Stofmap merupakan perlengkapan berikutnya yang perlu disediakan agar dokumen rapi.

• Penjepit Kertas: Penjepit kertas punya fungsi untuk menyatukan dokumen jadi satu kesatuan.

Mengetahui perbedaan perlengkapan dan peralatan kantor sangat penting, terutama bagi tim keuangan, procurement, dan logistik. Sebab, kesalahan dalam klasifikasi bisa berpengaruh pada pencatatan aset, depresiasi, hingga penganggaran.

Misalnya, jika printer yang seharusnya dicatat sebagai aset tetap malah dicatat sebagai perlengkapan habis pakai, maka laporan keuangan bisa menjadi tidak akurat. 

Begitu juga sebaliknya, jika alat tulis dianggap aset, akan menyulitkan dalam perhitungan stok dan biaya operasional.

Jadi, sebelum membeli perlengkapan kantor berikutnya, pastikan Anda tahu perbedaan perlengkapan dan peralatan kantor. Karena pemahaman yang tepat bisa membantu efisiensi bisnis Anda secara menyeluruh.

Frequently Asked Question tentang Perbedaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor

• Q: Apa perbedaan peralatan kantor dan perlengkapan kantor?

A: Peralatan kantor merupakan barang berumur panjang (aset perusahaan) seperti mesin fotokopi atau komputer. Sebaliknya, perlengkapan kantor adalah barang habis pakai seperti kertas, pulpen, dan tinta printer yang perlu rutin diganti.

 

• Q: Apa saja contoh perlengkapan kantor?

A: Contoh perlengkapan kantor antara lain alat tulis (pulpen, pensil), kertas HVS, amplop, map folder, dan tinta printer. Barang-barang tersebut sifatnya habis pakai dan perlu disuplai secara rutin di kantor.

 

• Q: Mengapa perlu membedakan peralatan dan perlengkapan kantor?

A: Pembedaan ini penting karena peralatan dan perlengkapan dikelola secara berbeda, terutama dalam anggaran dan akuntansi. Peralatan biasanya dianggarkan sebagai investasi perusahaan (aset yang disusutkan), sedangkan perlengkapan dianggap biaya operasional rutin yang langsung habis pakai.

 

• Q: Apakah PT BPS menyediakan perlengkapan dan peralatan kantor?

A: Ya, PT BPS (Bangkit Perkasa Sukses) menyediakan beragam perlengkapan maupun peralatan kantor. Sebagai distributor ATK terpercaya, PT BPS menjual berbagai kebutuhan kantor – mulai dari alat tulis hingga perangkat pendukung – dengan jaminan kualitas.

• Q: Mengapa membeli perlengkapan kantor di PT BPS?

A: PT BPS memiliki reputasi sebagai distributor alat tulis kantor yang berpengalaman lebih dari 25 tahun. Berbelanja perlengkapan kantor di PT BPS memastikan Anda mendapatkan produk berkualitas dengan harga kompetitif serta pelayanan profesional yang memuaskan.

PT Bangkit Perkasa Sukses Bisa jadi Distributor ATK Andalan Anda!

Supaya pekerjaan Anda lancar, maka pastikan Anda menggunakan produk-produk ATK berkualitas seperti dari PT Bangkit Perkasa Sukses. Anda bisa mengunjungi halaman produk kami.

Anda juga bisa membaca informasi yang berkaitan dengan ATK dengan mengunjungi blog kami, layaknya yang membahas tentang perbedaan peralatan dan perlengkapan.

Sementara untuk melakukan pemesanan produk-produk dari PT Bangkit Perkasa Sukses, Anda bisa langsung  menghubungi kami.