Mengenal 4 Macam Macam Nota dan Fungsinya Sebelum Membeli

Nota merupakan jenis bukti transaksi yang umum digunakan dalam aktivitas bisnis. Setiap macam-macam nota memiliki fungsi tersendiri, mulai dari mencatat rincian pembayaran hingga syarat untuk retur barang.

Simak penjelasan lengkap tentang macam-macam nota, fungsinya untuk bisnis, serta ciri-ciri nota yang sah berikut ini!

Ciri-ciri Nota yang Sah

Di setiap macam macam nota haruslah memiliki ciri-ciri tertentu baru dianggap sebagai nota yang sah. Jika nota memiliki ciri-ciri yang akan disebutkan ini, maka proses transaksi dan fungsi nota akan lebih valid.

Pastikan cantumkan informasi berikut ini agar nota yang diterbitkan dapat digunakan secara valid atau sah. Berikut ini penjelasannya:

• Data Penjual

Pada kolom ini, Anda wajib mencantumkan nama perusahaan atau toko Anda. Selain itu, alamat serta nomor telepon juga harus tertulis jelas.

Data penjual yang lengkap dapat memudahkan nota Anda untuk diidentifikasi oleh pembeli. Informasi data ini biasanya terletak di bagian atas dan paling pertama di kertas nota.

• Nomor Nota

Setiap nota yang diterbitkan harus memiliki nomor unik yang bernama nomor nota. Jenis nota yang biasanya wajib dicantumkan nomor adalah nota debit dan nota penjualan.

Keberadaan nomor ini membuktikan bahwa transaksi jual beli Anda dengan pembeli sah, legal dan profesional. Selain itu, nomor nota juga memudahkan pencatatan akuntansi pembeli.

• Tanggal Transaksi

Macam macam nota seperti nota kontan, nota penjualan, nota debit dan nota kredit wajib mencantumkan tanggal transaksi. Hal ini dikarenakan setiap tanggal transaksi menunjukkan kapan transaksi tersebut berlangsung.

• Detail Barang atau Jasa

Ciri-ciri nota yang sah berikutnya adalah terdapat detail barang atau jasa yang dijual. Anda juga wajib mencantumkan jumlah, harga per unit, dan sejenisnya.

Fungsinya sebagai informasi untuk pihak penjual dan pihak pembeli jika transaksi barang dan jasa yang dilakukan sudah sesuai dengan yang tercatat pada nota.

• Total Pembayaran

Jika transaksi memilih barang atau jasa yang diinginkan sudah final, tentu akan terjadi proses pembayaran. Sebelum itu, Anda sebaiknya membuat nota yang mencantumkan total pembayaran.

Pada beberapa macam macam nota, kolom total pembayaran biasanya terdapat di bagian bawah. Berisi nominal jumlah keseluruhan barang yang telah dibeli. Jika ada diskon/potongan harga dan pajak yang harus dibayar, maka harus dicantumkan juga.

• Informasi Pembeli

Informasi pembeli yang valid dan lengkap seperti nama, kontak, hingga nomor pembeli juga harus ada di dalam nota. Terutama jika bisnis Anda berskala besar atau business to business.

Semakin lengkap informasi pembeli, maka kelancaran transaksi jual beli dapat berpeluang lebih lancar. Apalagi jika berkaitan dengan penerbitan nota kredit dan debit yang mengharuskan adanya proses penagihan.

• Metode Pembayaran

Nota yang diterbitkan penjual baru akan sah jika pembayaran sudah dilakukan. Jadi, pastikan Anda memberikan opsi metode pembayaran yang lengkap, seperti transfer bank, QRIS, kartu kredit atau tunai.

• Tanda Tangan dan Cap

Terakhir, sebagai bukti legitimasi nota yang diterbitkan, maka harus ada tanda tangan atau cap perusahaan. Dengan begitu, nota yang Anda terbitkan atau yang Anda terima merupakan nota sah dan valid.

Contoh-Contoh Nota

Untuk lebih jelasnya, berikut ini kami jelaskan beberapa contoh macam macam nota. Anda juga dapat melihat langsung contohnya dari gambar yang tertera:

• Contoh Nota Kontan

Merupakan jenis nota yang diterbitkan saat transaksi tunai telah berlangsung. Nota ini akan diberikan oleh penjual kepada pembeli yang sudah melakukan transaksi dengan benar dan sesuai nominal yang tertera.

• Contoh Nota Kredit

Ada pula nota kredit yang merupakan jenis nota bukti pengurangan jumlah piutang pembeli kepada penjualan. Biasanya diterbitkan saat ada transaksi retur barang atau alasan lain yang sudah disepakati kedua belah pihak.

• Contoh Nota Debit

Berfungsi untuk memberikan informasi valid bahwa akun penjual telah didebet dalam jumlah nominal tertentu. Biasanya terjadi karena pengembalian barang atau kesalahan pengiriman barang.

• Contoh Nota Penjualan

Nota yang diterbitkan untuk memberikan informasi penjualan barang atau jasa. Biasanya digunakan hanya sebagai referensi internal penjual saja.

• Contoh Nota Proforma

Nota sementara yang diberikan pembeli sebelum transaksi selesai dilakukan. Digunakan sebagai informasi estimasi jumlah/harga total dari pembeli ke supplier sebelum barang/jasa dikirim.

4 Macam-macam Nota yang Umum Digunakan

Ada berbagai jenis nota yang digunakan dalam bisnis. Masing-masing memiliki fungsi dan kegunaan yang berbeda. Berikut adalah penjelasannya:

1. Nota Kontan

Nota kontan adalah jenis nota yang dikeluarkan saat transaksi pembelian dilakukan secara tunai. Nota ini mencatat detail transaksi, seperti barang atau jasa yang dibeli, jumlah, dan total harga.

Nota kontan membantu dalam melacak dan memverifikasi transaksi tunai, serta memastikan bahwa pembayaran telah diterima.

2. Nota Kredit

Nota kredit dikeluarkan oleh penjual ketika ada penurunan dalam jumlah utang pembeli. Ini bisa terjadi ketika pembeli mengembalikan barang, ada kesalahan dalam faktur awal yang menguntungkan pembeli, atau ada penyesuaian harga.

3. Nota Debit

Nota debit dikeluarkan saat jumlah utang pembeli meningkat dengan alasan yang sama dengan nota kredit. Nota debit membantu dalam proses pengembalian barang dan penyesuaian akuntansi yang terkait.

4. Nota Penjualan

Nota penjualan adalah bukti dari sebuah pembelian barang secara tunai dan diberikan oleh penjual kepada pembeli. Nota penjualan membantu dalam melacak dan memverifikasi transaksi tunai, serta memastikan bahwa pembayaran telah diterima.

Apa Saja 4 Kegunaan Nota?

Penggunaan nota seringkali dianggap remeh. Faktanya nota memiliki 4 peran yang sangat penting dalam membantu pembelian jadi teratur dan terorganisir.

1. Konfirmasi Pembayaran atau Tanda Bukti Transaksi

Nota berfungsi sebagai bukti transaksi yang sah antara penjual dan pembeli. Setiap kali transaksi terjadi, nota dikeluarkan oleh penjual dan diberikan kepada pembeli.

Melalui nota, kedua belah pihak dapat memverifikasi detail transaksi dan memastikan bahwa transaksi telah dilakukan dengan benar.

2. Menjadi Persyaratan Layanan Pasca Penjualan

Nota juga berfungsi sebagai bukti dalam klaim garansi atau layanan pasca penjualan. Jika barang atau jasa yang dibeli mengalami masalah, pembeli dapat menggunakan nota untuk mengklaim garansi atau layanan pasca penjualan.

3. Menampilkan Rincian Penjualan

Nota berisi rincian penjualan, seperti barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga per unit, dan total harga.

Sehingga, penjual dan pembeli dapat melacak dan memverifikasi transaksi. Rincian ini juga dapat membantu dalam proses akuntansi dan pengelolaan inventaris.

4. Mempermudah Proses Penyusunan Laporan Keuangan

Dalam proses penyusunan laporan keuangan, nota berfungsi sebagai sumber data yang sangat penting karena mencatat detail transaksi untuk menghitung pendapatan, biaya, dan laba.

Dengan nota, perusahaan atau seseorang dapat melacak transaksi dan memastikan bahwa laporan keuangan mereka akurat dan up–to–date.

Frequently Asked Question

• Q: Apa yang dimaksud dengan nota dalam transaksi?

A: Nota adalah bukti transaksi tertulis yang diberikan penjual kepada pembeli setiap kali terjadi jual beli. Nota memuat informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga, dan total pembayaran, sehingga berfungsi sebagai bukti dan arsip resmi bagi kedua belah pihak.

• Q: Apa saja jenis-jenis nota yang umum digunakan?

A: Jenis-jenis nota yang umum digunakan antara lain nota kontan (bukti transaksi tunai), nota kredit (invoice untuk penjualan secara kredit), nota debet (dokumen koreksi pengurangan tagihan), nota retur (nota pengembalian barang), serta kuitansi (bukti penerimaan pembayaran tunai). Masing-masing jenis nota tersebut digunakan sesuai situasi transaksi yang terjadi.

 

• Q: Mengapa nota penting dalam kegiatan jual beli?

A: Nota penting sebagai bukti resmi transaksi antara penjual dan pembeli. Dengan nota, kedua belah pihak memiliki catatan tertulis yang dapat digunakan untuk pencatatan keuangan, klaim garansi, atau referensi jika terjadi kesalahan transaksi maupun retur barang di kemudian hari.

 

• Q: Apakah PT BPS menjual buku nota atau faktur?

A: PT BPS menjual berbagai perlengkapan alat tulis kantor, termasuk buku nota atau buku faktur standar. Jika Anda membutuhkan buku nota untuk keperluan usaha, Anda dapat memperolehnya melalui PT BPS dengan jaminan kualitas kertas yang baik dan tahan lama.

 

• Q: Mengapa memilih PT BPS untuk kebutuhan ATK?

A: PT BPS telah berpengalaman lebih dari 25 tahun sebagai distributor ATK dan lakban yang tepercaya di Indonesia. Dengan memilih PT BPS, Anda akan mendapatkan produk ATK berkualitas asli, harga yang bersaing, serta dukungan layanan pelanggan yang sigap dan profesional.

Sediakan Kebutuhan Nota Bisnis Anda bersama PT Bangkit Perkasa Sukses

Jika Anda sudah paham terkait macam macam nota beserta fungsinya, Anda dapat melakukan transaksi bisnis dengan aman dan efisien. Selalu simpan nota yang Anda miliki sebagai bukti transaksi valid.

Apabila Anda butuh distributor nota dan ATK lainnya, Anda dapat memercayakan kebutuhan tersebut pada PT Bangkit Perkasa Sukses. Kami merupakan distributor ATK terlengkap dan berkualitas.

Katalog produk kami paling lengkap dan dapat Anda akses sendiri sesuai kebutuhan. Hubungi kami jika Anda mencari berbagai jenis ATK dan peralatan bisnis lainnya. Untuk informasi lengkap lainnya, akses artikel bermanfaat kami di sini!